Jak dobrze zacząć i skończyć maila
Zastanawiasz się czasami nad mailem- jak zacząć, a jak skończyć, by dobrze zabrzmiało i by było dopasowane do nadawcy?
W tym krótkim wpisie zajmiemy się powitaniami i pożegnaniami w mailach, bo dobre pierwsze wrażenie robimy tylko jeden raz, a i na koniec warto zostawić po sobie miłe wspomnienie.
Gdy znasz osobę, do której piszesz zacznij od „Hello”, „Hi” lub „Dear + imię. Jeśli nie wiesz, do kogo piszesz, pozostań przy „Hello”.
W wersji bardziej oficjalnej, „Dear Sir or Madam” lub „Dear Mr/Ms + nazwisko”. I tu ważna uwaga: raczej odchodzimy od stosowanej wcześniej formy Mrs., czyli „pani”, co równało się „kobieta zamężna”, czy „Miss”- „panna”, bo pisząc maila, nie sprawdzamy przecież, czy kobieta ma męża, czy nie, a już na pewno nie stosujemy tu loterii i nie zdajemy się na ślepy los. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest forma neutralna, czyli Ms., oznaczająca zarówno panią zamężną, jak i niezamężną.
Jeśli piszemy maila do większej ilości osób, można zacząć od „Hello all”, „Dear all” lub nieformalnie „Hi all”. W wersji oficjalnej, na przykład, gdy piszesz maila o charakterze urzędowym, czyli „do wszystkich zainteresowanych” użyjemy „To whom it may concern”. To na pewno forma, którą warto zapamiętać, jeśli zdajesz egzamin, na którym jednym z zadań jest napisanie tzw. listu formalnego.
A co na zakończenie maila? Sporo zależy od tego, jak zacząłeś swój e-mail. Jeśli była to forma bardziej oficjalna, czyli „Dear Sir/Madam”, należałoby zakończyć maila za pomocą „Yours faithfully, (+Twoje imię i nazwisko)”. Natomiast, gdy zaczęliśmy od „Dear Mr. White”, zakończymy maila przy użyciu „Yours sincerely (+Twoje imię i nazwisko)”.
Najczęściej jednak uwieńczymy naszego maila neutralnie pozdrowieniami. Po angielsku to: „Regards”, „Kind regards” lub „Best regards”. To zdecydowanie polecam do mailingu wewnątrz firmy, ale i na zewnątrz- z klientami, kontrahentami i w ogóle w większości maili, jakie piszesz. Jedynie, gdy mail skierowany jest do bliższej, lepiej znanej Ci osoby, z którą masz zażyłe stosunki, możesz napisać na zakończenie: „Love”, czy „Lots of love” lub nawet „Kisses”.
Pamiętaj, by pozdrowienie na początku maila oraz na końcu dopasowane było do stylu komunikacji tej korespondencji- nie mieszaj form formalnych z neutralnymi czy nieformalnymi. Jeśli nie ma ku temu żadnych szczególnych przesłanek i nie piszesz akurat listu do królowej angielskiej ani nie zdajesz części pisemnej matury, gdzie w poleceniu zadania jest wyraźnie wskazany styl formalny, staraj się brzmieć jak najbardziej neutralnie.
